Carnet : Line Sheets & Orders
La présente politique explique comment Carnet traite les données personnelles des marchands qui installent l'Application, ainsi que les données personnelles des acheteurs des marchands (les « stockistes ») que l'Application traite pour le compte du marchand. Une notice distincte est affichée aux acheteurs sur la page de commande.
1. Qui nous sommes
L'Application est publiée par TAKISOFT 2.0 (« Carnet », « nous »), responsable du traitement des données de votre compte marchand. Contact pour la confidentialité : [email protected].
Nous avons deux rôles :
- Responsable du traitement des données de votre compte marchand (section 2.1).
- Sous-traitant pour les données de vos acheteurs (section 3). Vous en êtes le responsable du traitement. Le DPA régit ce point.
2. Données que nous collectons
2.1 Données du marchand (nous sommes responsable du traitement)
- Reçues de Shopify lors de l'installation et de l'utilisation de l'Application : le domaine de votre boutique, son nom, l'e-mail de contact, le fuseau horaire et la langue, le domaine principal, les informations sur l'offre, les autorisations d'accès accordées et un jeton d'accès. Pour les membres du personnel qui se connectent : l'enregistrement de session de Shopify, qui peut comprendre le nom, l'e-mail, la langue et l'indicateur de propriétaire du compte du membre du personnel. Les sessions sont supprimées lorsque vous désinstallez l'Application.
- Ce que vous saisissez dans l'Application : raison sociale, contact juridique et adresse (affichés aux acheteurs en tant que responsable du traitement), line sheets, liens, textes, éléments de marque et polices que vous importez, réglages de prix et de marchés, indicateurs et préférences.
- Données de la boutique lues via les autorisations Shopify : produits, variantes, images et prix ; entreprises B2B, établissements et contacts ; marchés et réglages d'affichage des taxes ; traductions et langues ; couleurs et polices du thème (en lecture seule). L'Application conserve les copies nécessaires pour créer et servir vos line sheets.
- Données d'usage : compteurs et événements (par exemple ouvertures et envois de liens), conservés sous forme agrégée par jour, et journaux techniques. Les lignes d'événements sont supprimées au bout de 12 mois. Les journaux sont expurgés des adresses e-mail des acheteurs et des jetons de lien.
- Facturation : votre offre et l'état de votre essai, transmis par Shopify. Le paiement est géré par Shopify ; nous ne recevons pas les données de carte.
- E-mails que nous vous envoyons : notifications de commande et, si cette option est activée, un récapitulatif d'activité, envoyés depuis
[email protected]via Azure Communication Services.
Finalités et bases légales (art. 6 RGPD) : fournir l'Application et l'assistance (contrat, art. 6(1)(b)) ; sécuriser le service et prévenir les abus (intérêt légitime, art. 6(1)(f)) ; respecter des obligations légales telles que les obligations fiscales et les demandes de conformité (art. 6(1)(c)) ; et envoyer des messages de service. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
2.2 Cookies et traceurs similaires
L'interface d'administration du marchand s'exécute dans l'administration Shopify et utilise les mécanismes de session de Shopify. Les pages destinées aux acheteurs utilisent un cookie de session sur les pages de commande et enregistrent les quantités du panier dans le stockage du navigateur ; aucune donnée de contact n'y est conservée (voir la notice destinée aux acheteurs).
3. Données des acheteurs (stockistes) : notre rôle de sous-traitant
Lorsqu'un acheteur envoie une demande de commande via l'un de vos liens, l'Application traite : nom, e-mail, société, téléphone, adresses de livraison et de facturation, numéro de TVA, lignes de commande et notes, ainsi que, facultativement, le nom de l'agent commercial et le numéro de bon de commande. Le bloc des coordonnées de l'acheteur (nom, e-mail, société, téléphone, adresses, numéro de TVA) est chiffré par boutique (AES-256-GCM) dans la base de données ; le nom de l'agent commercial, le numéro de bon de commande, les lignes de commande et les totaux sont stockés sans chiffrement ; l'e-mail et le numéro de TVA sont aussi stockés sous forme d'empreintes à clé (afin de pouvoir rapprocher les doublons et les demandes de suppression sans les lire). Carnet crée ensuite un brouillon de commande dans votre boutique Shopify ; cette copie dans Shopify relève de votre contrôle et de celui de Shopify, pas du nôtre.
Vous déterminez les finalités et les moyens : vous êtes le responsable du traitement. Nous traitons ces données uniquement pour faire fonctionner l'Application pour vous, conformément au DPA. La notice destinée aux acheteurs vous désigne comme responsable et Carnet comme votre sous-traitant. Nous n'utilisons pas les données des acheteurs pour nos propres besoins.
Nous vous fournissons des outils pour répondre aux demandes des personnes concernées : export (la demande de données client de Shopify est traitée automatiquement), effacement (« Delete buyer data ») et suppression automatique à l'issue de la durée de conservation. Les acheteurs qui écrivent à [email protected] voient leur message transmis à vous. Nous ne leur répondons pas nous-mêmes, sauf si la loi l'exige.
4. Sous-traitants ultérieurs
| Prestataire | Finalité | Localisation |
|---|---|---|
| Shopify | Plateforme : authentification, données de la boutique, brouillons de commande, facturation | selon Shopify |
| Microsoft Azure | Hébergement (App Service), base de données PostgreSQL, stockage des secrets (Key Vault), stockage blob des enregistrements de suppression, envoi d'e-mails (Azure Communication Services) | France Central (UE) ; localisation des données e-mail : Europe |
| Cloudflare | Réseau et proxy, noms d'hôte personnalisés pour les liens acheteur, Workers et KV (routage hôte vers boutique), hébergement statique du site d'information destiné aux acheteurs, routage des e-mails de [email protected] | réseau périphérique mondial (voir section 7) |
La liste complète, avec le détail des traitements, figure dans l'Annexe III du DPA. Nous mettrons la liste à jour et vous en informerons comme le décrit le DPA.
5. Conservation
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Détails des demandes de commande (nom, e-mail, adresse, TVA de l'acheteur, nom de l'agent) | 180 jours après le traitement de la demande ; puis effacés de la demande ; la référence de commande, les lignes et les totaux sont conservés pour vos dossiers |
| Demandes jamais traitées (en attente, retenues, en échec, expirées) | 60 jours, puis supprimées |
| Demande bloquée avant d'atteindre Shopify | Expurgée après la même durée de conservation (non supprimée, afin qu'une commande ne soit pas perdue sans bruit) |
| Corps et adresses des destinataires des e-mails envoyés | 7 jours après l'envoi |
| Contenu des fichiers de tableur importés | 30 jours |
| Événements d'usage | 12 mois |
| Lignes de déduplication des webhooks Shopify | 7 jours |
| Enregistrements des demandes de confidentialité | 30 jours après leur traitement |
| Enregistrements de suppression (« tombstones ») | 42 jours, et conservés dans un export horaire pendant 42 jours |
| Sauvegardes de la base de données | Les copies chiffrées expirent au plus tard au bout de 35 jours |
| Après la désinstallation | Les liens sont suspendus et les sessions du personnel supprimées immédiatement. Shopify envoie une demande de suppression de la boutique environ 48 heures après la désinstallation ; nous supprimons les données de votre boutique de la base de données active à la réception de cette demande, normalement dans l'heure, et détruisons la clé de chiffrement de la boutique. Si aucune demande n'arrive, nous les supprimons 60 jours après la désinstallation. En résumé : environ 2 jours après la désinstallation, 60 jours au plus tard. |
L'effacement dans les sauvegardes est achevé à l'expiration de celles-ci. Si une sauvegarde est restaurée, Carnet réapplique chaque suppression enregistrée avant de reprendre un traitement normal.
6. Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition, du droit de retirer votre consentement lorsque nous nous y fondons, et du droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données (en France, la CNIL). Écrivez à [email protected]. Pour les données que nous traitons en tant que sous-traitant, nous vous transmettrons les demandes de vos acheteurs et vous aiderons à y répondre, comme le prévoit le DPA.
7. Transferts internationaux et sécurité
Les données de production sont hébergées dans l'UE. Cloudflare sert le trafic depuis son réseau mondial ; Shopify est un prestataire mondial. Lorsque des données personnelles quittent l'EEE, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types des prestataires et/ou sur le EU-US Data Privacy Framework. Nos mesures de sécurité (chiffrement, isolation des accès, limitations de débit, hygiène des journaux, suppression) sont résumées dans l'Annexe II du DPA et sur la page Sécurité.
8. Modifications
Nous publierons les mises à jour ici et, pour les modifications importantes, nous vous en informerons dans l'Application ou par e-mail.